Retningslinjer for behandling af personoplysninger for Malerfirmaet Sv Fisher, Hvidtfeldt & Hansen. CVR: 75637217
Kan læses i PDF ved at trykke her!
INDHOLD:
1. Generelt
2. Kategorier af personoplysninger, der behandles i virksomheden
3. Hvor længe opbevarer Virksomheden din oplysninger?
4. Hvad bruger Virksomheden personoplysninger til?
5. Videregivelse af dine personoplysninger.
6. Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger.
7. Hvordan beskytter vi dine personoplysninger?
8. Overførsel til tredjelande.
9. Dine rettigheder.
10. Ændringer i behandlingen af personoplysninger.
11. Henvendelse til Virksomheden.
12. Klage til Datatilsynet.
1. Generelt
1.1 Pba din aftale med Virksomheden indsamles der personoplysninger (virksomhedsoplysninger såfremt du indgår som samarbejdspartner).
Virksomheden behandler dine person-/virksomhedsoplysninger for at kunne identificere dig som medarbejder/samarbejdspartner og for at kunne opfylde den aftale vi har.
1.2 Nærværende retningslinjer er udarbejdet ud fra EU’s Databeskyttelsesforordning samt den danske databesyttelseslov, der supplerer reglerne i databeskyttelsesforordningen og tilhørende lovgivning.
1.3. Nedenfor kan du læse om de informationer, der indsamles, herunder hvordan oplysningerne behandles, hvad de bruges til, hvem der har adgang til oplysninger, og hvem du kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende de indsamlede oplysninger.
2. Kategorier af personoplysninger, der behandles af Virksomheden samt formålet med behandlingen.
2.1. Retningslinjerne gælder for data omkring medarbejdere og samarbejdspartnere (virksomheder, organisationer mfl.).
2.1.1. Vi indhenter de oplysninger om dig der anses for nødvendige for at Virksomheden kan yde og opfylde det aftalen mellem os indeholder.
2.1.2 Virksomheden behandler almindelige oplysninger såsom navn, adresse, e-mail, telefonnummer, SoMe-profiler og andre kontaktoplysninger. Derudover behandler vi oplysninger om samarbejdspartneres kunder mv. For såvel medarbejdere om virksomheder kan det indeholde oplysninger om beskæftigelse, uddannelse, boligforhold, personlighedstest, oplysninger om eventuelle strafbare forhold, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, helbredsforhold, mfl.
2.1.3 Virksomheden behandler desuden alle oplysninger, der relaterer sig til ansættelsesforhold til egne og samarbejdspartneres medarbejdere herunder cpr/cvr numre, bankoplysninger mfl.
2.2 Leverandører og samarbejdspartnere
2.2.1 Virksomheden indsamler almindelige oplysninger herunder kontaktoplysninger. Oplysningerne behandles med henblik på almindelig drift af Virksomheden herunder opfyldelse af aftaler, Virksomheden indgår med sine medarbejdere, samarbejdspartnere, leverandører mfl.
2.3 Besøgende på Virksomhedens hjemmeside.
2.3.1 Ved besøge på Virksomhedens hjemmeside, indsamler vi bl.a. IP-adresse ligesom der via cookie indsamles oplysninger om din brug af hjemmesiden. Formålet hermed er primært at forbedre og optimere brugen af Virksomhedens hjemmeside. Virksomheden anvender også tjenester fra tredjeparter, som også sætter cookies.
2.3.2. Hvis du tilmelder dig faciliteter, feks. at du gerne vil modtage nyhedsbrev indsamler virksomheden almindelige oplysninger for hermed at kunne levere de ønskede ydelser.
2.4. Besøgende på Virksomhedens kontor og pladser
2.4.1 Hvis du besøger Virksomheden på Virksomhedens kontor og/eller pladser kan vi registre almindelige oplysninger som feks. navn, titel, kontaktoplysninger mfl. På adresserne kan desuden forekomme videoovervågning. Formålet hermed er at varetage sikkerhed for virksomheden. For personer med adgang via kode til alarmsystem registreres brugeres til-/fra-koblinger jfr. tilknyttede personoplysninger.
3. Hvor længe opbevarer Virksomheden dine oplysninger?
3.1. Vi opbevarer alene dine oplysninger, hvis der er grundlag for det i gældende lovgivning.
3.2. Opbevaring af personoplysninger afhænger af, hvor længe dit forhold med Virksomheden består.
3.3. Når forholdet er ophørt, sletter vi som udgangspunkt alle dine personoplysninger senest 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor forholdet er ophørt.
3.4. Virksomheden er i visse tilfælde berettiget til at behandle personoplysninger i en periode ud over 5 år. Det kan feks følge af lovgivningsmæssige krav og/eller fordi der verserer en tvivl eller krav fra offentlige myndigheder.
4. Videregivelse af personoplysninger
4.1. I fbm. Virksomhedens drift kan dine oplysninger blive videregivet til brancheforeninger, fagforeninger mfl., hvis de findes nødvendigt i konkrete sager.
4.2. Virksomheden kan i visse tilfælde være forpligtet til at videregive personoplysninger til offentlige myndigheder eller tredjeparter. Det kan feks. være for at kontrollere, at gældende lovgivning overholdes.
4.3. Som led i virksomhedens drift benyttes databehandlere som får adgang til og eventuelt overladt relevante persondata.
5. Retsgrundlaget for behandling
5.1. Virksomhedens behandling af personoplysninger har hjemmel i Databeskyttelsesforordningen.
5.2 Retsgrundlaget for lang den overvejende del af de personoplysninger Virksomheden behandler har hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk 1 b). Ifølge denne bestemmelse kan vi behandle personoplysninger, hvis behandlingen er nødvendig til opfyldelse af kontrakt, som du er part i.
5.3. Virksomheden behandler desuden personoplysninger som følge af retlig og kollektiv forpligtelse hertil bl.a. jfr. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk 1 f. De legitime interesser, der kan begrunde behandlingen, er feks. At vi herved kan iagttage kollektive forpligtelser bl.a. overfor overenskomstparter. Virksomhedens interesser afvejes med den registreredes interesser,
og kan ikke anvendes som grundlag, hvis den registreredes interesser i at undgå behandling vejer tungere end Virksomhedens interesse i at behandle personoplysningen.
5.4 Oplysninger om strafbare forhold behandles ud fra en interesseafvejning eller under henvisning til, at behandlingen er nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges. Det kan f.eks. være i forbindelse med fagretlige sager og/eller sager for tvistighedsnævnet.
5.5 Hvis Virksomheden behandler såkaldte følsomme personoplysninger om dig som f.eks. dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold, vil behandlingen have hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 9. Det kan f.eks. være i forhold til at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
5.7 Helbredsoplysninger i forbindelse med ansøgning om erstatning for kritisk sygdom under behandles for at overholde forpligtelser.
6. Indhentelse af personoplysninger fra tredjemand
6.1 I forbindelse med Virksomhedens rådgivning indhenter vi i nødvendigt omfang personoplysninger fra tredjemand, herunder offentlige myndigheder og/eller faglige organisationer.
7. Hvordan beskytter vi dine personoplysninger?
7.1 Ifølge gældende lovgivning skal dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi gemmer de personlige oplysninger, i vores IT-system med begrænset adgang, som kun betjenes af medarbejdere særligt betroet dertil.
7.2 Vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om behandlingen af dine personoplysninger håndteres forsvarligt.
7.3 Alle personoplysninger i papirform overføres så vidt muligt til digital form (scan) eller opbevares aflåst med begrænset adgang.
7.4 For medarbejdere med betroet adgang til virksomhedens registre henstilles til ikke at opbevare/arkivere egne private data (billeder, dokumenter, ord, tal mfl.) på Virksomhedens registre og/eller IT-systemer. Sker det på trods af disse retningslinjer fraskriver Virksomheden sig ethvert ansvar for disse herunder særligt fsv eventuel spredning af personoplysninger.
8. Overførsel til tredjelande
8.1 Alle personoplysninger opbevares som udgangspunkt på interne og eksterne servere placeret i Danmark.
9. Dine rettigheder
Du har i medfør af Databeskyttelsesforordningen artikel 15 – artikel 20 en række rettigheder i forhold til Virksomhedens behandling af oplysninger om dig, herunder: Retten til indsigt, berigtigelse og sletning af dine personoplysninger. Derudover har du ret til begrænsning af dine personoplysninger og ret til at dataportabilitet.
10. Ændringer i behandlingen af personoplysninger
10.1 Virksomheden forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende retningslin-
jer for behandling af personoplysninger. Ændres retningslinjerne, rettes datoen for “sidst opdateret” nederst.
11. Henvendelse til Virksomheden
11.1 Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som er registreret om dig hos Virksomheden, skal du rette henvendelse til Virksomhedens direktør.
11.2 Er der registreret forkerte data, eller har du andre indsigelser, skal du rette henvendelse samme sted. Du har mulighed for at få indsigt i, hvilke informationer der er registreret om dig.
12. Klage til Datatilsynet
12.1 Hvis du ønsker at klage over Virksomhedens behandling af dine personoplysninger, kan dette ske til Datatilsynet.
Senest revideret: oktober 2024
